Igrejas em alerta: mudanças nos leiautes do eSocial entram em vigor em 18 de agosto

Igrejas que não atualizarem seus sistemas ao novo leiaute do eSocial podem enfrentar multas, bloqueios de cadastro e inconsistências nos registros de funcionários. A falta de conformidade traz riscos operacionais e financeiros que comprometem a transparência e a regularidade fiscal das entidades religiosas.

A partir de 18 de agosto de 2025, entra em vigor a Nota Técnica S-1.3 nº 04/2025, com ajustes em campos, validações e tabelas para eventos periódicos e não periódicos. É fundamental que as igrejas revisem processos, treinem equipes e alinhem-se ao contador para garantir uma transição tranquila e evitar problemas junto ao sistema eSocial.

Riscos de não se adequar: multas e inconsistências no eSocial

Ignorar a atualização para o leiaute S-1.3 do eSocial expõe sua igreja a sanções que podem comprometer tanto a rotina financeira quanto a reputação junto aos órgãos fiscalizadores.

• Multas diárias pelo envio ou omissão de informações em formato incorreto;
• Bloqueio no cadastro do eSocial, impedindo o registro de novos funcionários;
• Inconsistências nos dados transmitidos, gerando retrabalho e possíveis autuações;
• Notificações de irregularidades junto ao Ministério do Trabalho e Emprego;
• Dificuldade na comprovação de despesas com pessoal em processos de prestação de contas.

Em casos mais graves, a falta de conformidade pode resultar em prazos extras para adequação e até em impedimentos para participar de programas governamentais ou receber benefícios fiscais voltados a entidades religiosas.

Principais novidades da Nota Técnica S-1.3 nº 04/2025

Com foco em aprimorar o nível de detalhe e a confiabilidade das informações, a Nota Técnica S-1.3 nº 04/2025 traz as seguintes alterações que impactam diretamente as entidades religiosas:

• Validações mais rígidas nos eventos S-1200 (Remuneração), S-1210 (Pagamentos), S-2500 (Benefícios), S-5002 e S-5003 (averbações e desligamentos), exigindo consistência total dos dados;
• Inclusão do campo {notAFT} para registro de valores apurados pela Auditoria-Fiscal do Trabalho, ampliando a transparência;
• Atualização das tabelas 03, 18, 25 e 29, com novos códigos e alterações nas naturezas de rubricas, tipos de lançamento e categorias de verbas;
• Validações específicas para pagamentos a residentes fiscais no exterior, contemplando retenções e acordos internacionais;
• Regras de controle para retificação de identificadores e ajustes de valores após o envio, garantindo histórico completo de alterações.

Essas mudanças exigem que as igrejas revisem seus layouts internos, atualizem sistemas e testem todos os eventos antes da transmissão, evitando rejeições e retrabalho junto ao eSocial.

Novos campos, tabelas e validações em eventos

Com a Nota Técnica S-1.3 nº 04/2025, foram introduzidas importantes mudanças em campos, tabelas e regras de validação dos principais eventos periódicos e não periódicos do eSocial:

• S-1200 (Remuneração): inclusão obrigatória do campo {notAFT} para registro de valores apurados pela Auditoria-Fiscal do Trabalho; revisões na tabela 03 (natureza de rubricas) e validações de consistência entre códigos de verba e valores declarados.
• S-1210 (Pagamentos): novas regras para conferência de totais pagos x bases de cálculo; atualizações nas tabelas 18 (órgãos pagadores) e 25 (códigos de lançamento) para evitar divergências nos registros.
• S-2500 (Benefícios): ajustes nas validações de planos e tipos de benefício, com revisão dos códigos na tabela 29 e exigência de preenchimento completo dos campos de elegibilidade.
• S-5002/S-5003 (Averbações e Desligamentos): controle reforçado de retificação de identificadores e histórico de alterações, validação de datas de desligamento e conferência de valores para impedir duplicidades.

Essas atualizações garantem maior precisão e rastreabilidade das informações enviadas, reduzindo riscos de rejeição e inconsistências na transmissão ao eSocial.

Validações específicas e controle de retificações

Para pagamentos a residentes fiscais no exterior, a Nota Técnica S-1.3 nº 04/2025 inclui regras que garantem o correto tratamento de retenções, tributos e acordos internacionais. Agora é obrigatória a utilização de códigos de país padronizados na tabela de “Países” e o preenchimento detalhado dos campos de base de cálculo para impostos retidos na fonte.

• Retenção na fonte: conferência automática de alíquotas conforme convenção internacional e tributação aplicável;
• Código de país: inclusão obrigatória do código ISO-3166 para identificar a jurisdição do beneficiário;
• Campos de detalhamento: registro de valores brutos, descontos e deduções antes do cálculo do imposto.

No controle de retificações, o sistema passa a exigir histórico completo de alterações, com identificação clara do evento original e da correção efetuada. Cada retificação deve especificar:

• Identificador do evento original e sequência da retificação;
• Data, hora e usuário responsável pela alteração;
• Campo alterado, valor anterior e novo valor;
• Justificativa sucinta para a correção.

Essas exigências aprimoram a rastreabilidade das informações e evitam divergências em auditorias futuras.

Prazos de implantação: produção restrita e oficial

O cronograma para adoção do leiaute S-1.3 do eSocial está dividido em duas fases. Conhecer essas datas é essencial para garantir testes, ajustes e evitar falhas no envio de informações.

• Ambiente de produção restrita: início em 18/08/2025, permitindo simulações e validações internas;
• Ambiente de produção oficial: implementação em 29/08/2025 e 01/01/2026, quando os eventos devem ser transmitidos de forma definitiva.

Para não comprometer o envio de dados, as igrejas devem antecipar o planejamento, designar responsáveis pelas validações e alinhar sistemas e equipe até julho, assegurando uma transição tranquila para o novo leiaute.

Como preparar sua igreja para a transição

Para garantir uma transição eficiente ao leiaute S-1.3 do eSocial, é fundamental iniciar um planejamento estruturado e envolver todas as áreas impactadas.

• Atualize o sistema de folha de pagamento e relacione todos os módulos que fazem interface com o eSocial, solicitando ao fornecedor as versões compatíveis com S-1.3.
• Realize treinamentos específicos com a equipe de RH e departamento pessoal, destacando as novas validações e campos obrigatórios, para evitar erros na transmissão.
• Agende reuniões regulares com seu contador ou escritório responsável, revisando juntos os processos de exportação de dados e ajustando parâmetros fiscais conforme as alterações nas tabelas e eventos.
• Crie ambiente de testes no eSocial em produção restrita a partir de 18/08/2025, realizando simulações de envio e correções antes da data de implantação oficial.
• Documente cada etapa do projeto—responsáveis, cronograma e resultados dos testes—para manter histórico e facilitar futuras auditorias.

Com essas práticas, sua igreja estará preparada para cumprir os prazos e transmitir informações ao eSocial com segurança e precisão.

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Com 25 anos de experiência no atendimento a entidades religiosas, a Via Contábil está pronta para orientar sua igreja na adaptação ao novo leiaute do eSocial. Nossa equipe dedica atenção especial a cada detalhe, garantindo uma transição segura e sem surpresas.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Jornal Contábil. Para ter acesso à matéria original, acesse eSocial altera leiautes e as mudanças entram em vigor segunda, dia 18