Atenção ao Simples Nacional: Administrador em Outras Empresas Pode Desenquadrar Seu Negócio

O Simples Nacional, reconhecido pela simplificação tributária, reserva uma armadilha pouco conhecida: se o mesmo administrador atuar em mais de uma empresa com fins lucrativos, suas receitas serão somadas. Se o total ultrapassar R$ 4,8 milhões, o desenquadramento é automático.

Essa regra, confirmada pela Solução de Consulta Cosit nº 256 da Receita Federal, exige atenção redobrada na configuração do quadro societário. Saiba como prevenir surpresas e garantir a permanência de sua empresa no regime simplificado.

Atenção: Administrador em Outras Empresas Pode Desenquadrar Sua Empresa do Simples Nacional

O risco é real e iminente: nomear um administrador que já exerce a mesma função em outras empresas pode levar ao desenquadramento automático do Simples Nacional. A Receita Federal, por meio da Solução de Consulta Cosit nº 256, determina que as receitas de todas essas companhias sejam somadas para verificar o limite de R$ 4,8 milhões. Ultrapassar esse teto implica perda imediata do regime e aumento significativo da carga tributária.

Por mais que a atuação paralela pareça inofensiva, a legislação considera tanto sócios formais quanto administradores de fato. Essa interpretação rigorosa exige atenção redobrada ao compor o quadro de gestão da sua empresa. Avaliar periodicamente quem ocupa cada função e em quantas empresas atua é fundamental para evitar surpresas desagradáveis e manter os benefícios do Simples Nacional.

Entendendo a Solução de Consulta Cosit nº 256

Em 12 de dezembro de 2025, a Receita Federal publicou a Solução de Consulta Cosit nº 256 para esclarecer dúvidas sobre permanência no Simples Nacional. O caso concreto envolveu uma empresa que pretendia nomear como administrador uma pessoa já responsável pela gestão de outras duas companhias, sendo uma delas tributada pelo Lucro Real.

Na análise, a Receita ressaltou que a legislação — Lei Complementar nº 123/2006 (art. 3º, § 4º, inciso V), com redação atualizada pela Lei Complementar nº 214/2025 — alcança também administradores de fato. Assim, todas as receitas das empresas sob gestão desse profissional devem ser somadas para verificar o limite de R$ 4,8 milhões previsto para o Simples Nacional.

Esse entendimento consolida posições anteriores da administração tributária e possui caráter vinculante, ou seja, deve ser observado em processos de enquadramento e revisão de quadro societário. Empresários e contadores precisam, portanto, considerar o faturamento global de cada gestor ao planejar a estrutura administrativa e garantir a permanência no regime simplificado.

Quem é o Administrador de Fato e Como Ele Impacta o Simples

O artigo 3º, §4º, inciso V, da Lei Complementar nº 123/2006 define administrador de fato como aquele que exerce, ainda sem participação societária formal, atividades de gestão, direção ou representação da empresa.

Na prática, a Receita Federal considera administrador de fato o profissional que:

• Decide estratégias e políticas internas;
• Representa a empresa em contratos e negociações;
• Supervisiona rotinas financeiras e operacionais.

Com base nessa interpretação, todas as receitas das empresas sob gestão desse administrador são somadas para verificar o limite de R$ 4,8 milhões do Simples Nacional. Caso o total ultrapasse esse teto, ocorre o desenquadramento automático do regime.

Assim, é essencial identificar corretamente quem exerce de fato as funções de gestão, mesmo sem título de sócio, para apurar com precisão o faturamento global e evitar surpresas tributárias.

Como Calcular o Faturamento Global e Evitar Surpresas

Para apurar o faturamento global, reúna as receitas brutas dos últimos 12 meses de todas as empresas em que o mesmo administrador atua, seja como sócio formal ou de fato.

Siga estes passos para evitar desenquadramentos:

• Identifique cada empresa sob responsabilidade do administrador;
• Levante o total de receitas brutas de cada companhia no período de 12 meses;
• Some a receita bruta de todas as empresas para obter o faturamento global;
• Compare o valor apurado com o limite anual de R$ 4.800.000,00 do Simples Nacional.

Importante: inclua receitas de empresas optantes pelo Lucro Real, Lucro Presumido e Simples Nacional. Se o total ultrapassar R$ 4,8 milhões, a Receita Federal pode desencadear o desenquadramento automático.

Realize essa verificação periodicamente e mantenha registros atualizados para garantir conformidade e evitar surpresas tributárias.

Passos Práticos para Ajustar Seu Quadro Societário

Para manter sua empresa no Simples Nacional, é fundamental revisar periodicamente o quadro societário e evitar a concentração de funções de administração em uma única pessoa. A seguir, algumas medidas preventivas:

• Mapeie funções: identifique todos os administradores de fato e de direito, avaliando em quantas empresas cada um atua;
• Redistribua responsabilidades: atribua tarefas gerenciais a pessoas diferentes, reduzindo o risco de ultrapassar o limite de faturamento global;
• Formalize cargos e poderes: utilize aditivos contratuais e procurações para delimitar claramente as atribuições de cada administrador;
• Nomeie administradores independentes: avalie a contratação de gestores externos sem vínculo em outras empresas do grupo;
• Segregue o faturamento: mantenha registros de receitas separados por empresa, facilitando a apuração individual e global;
• Atualize contratos e atas: registre todas as alterações societárias em assembleias e mantenha a documentação sempre em dia;
• Realize auditorias internas: periodicamente, confira se a estrutura societária e a prática de gestão correspondem ao que está documentado.

Implementar essas ações ajuda a evitar desenquadramentos inesperados e a preservar os benefícios do Simples Nacional.

Como a Via Contabil Pode Apoiar Sua Empresa

Com 25 anos de experiência no atendimento a empresas optantes pelo Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real, a Via Contabil oferece um apoio estratégico e personalizado para evitar riscos de desenquadramento. Nosso time reúne conhecimento técnico e visão prática, garantindo uma gestão societária e tributária alinhada às exigências da Receita Federal.

• Reavaliação do quadro societário e dos poderes de administração
• Consolidação do faturamento global para verificação de limites
• Elaboração de relatórios e pareceres para decisões embasadas
• Atualização de contratos sociais e documentação de assembleias
• Monitoramento contínuo das regras do Simples Nacional

Com dedicação a cada cliente, a Via Contabil auxilia na identificação de potenciais impactos e na implementação de ajustes necessários, assegurando tranquilidade e conformidade para que sua empresa mantenha os benefícios do regime simplificado.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site APET – Associação Paulista de Estudos Tributários. Para ter acesso à matéria original, acesse Opção pelo Simples pode ser barrada por administrador que atua em outras empresas, diz Receita