Entenda a Obrigatoriedade da NFS-e pelo Portal Nacional a partir de 2026

Atualmente, prestadores de serviços precisam lidar com múltiplos sistemas municipais de emissão de NFS-e, o que gera adaptação constante, custos e burocracia.

A partir de 1° de janeiro de 2026, a NFS-e será emitida exclusivamente via Portal Nacional, conforme o Decreto nº 56.921/2025. Essa mudança visa simplificar processos e unificar regras para empresas de todo o país.

No Rio de Janeiro, a transição do Nota Carioca para o sistema nacional exigirá atenção redobrada para evitar multas, retrabalho e despesas extras. Este artigo apresenta os principais impactos, benefícios e orientações para você se preparar e garantir conformidade nessa nova fase da modernização tributária.

Por que a mudança na emissão da NFS-e é urgente para prestadores de serviços

Atualmente, cada município adota seu próprio sistema de emissão de NFS-e, o que força o prestador de serviços a lidar com diferentes interfaces, regras de preenchimento e layouts de arquivo.

• Integração simultânea em diversas plataformas
• Aumento de gastos com treinamentos e licenças de software
• Maior probabilidade de erros e rejeições de notas
• Demora no processamento e na compensação dos serviços

Essa fragmentação não apenas consome horas preciosas da sua equipe como também eleva o risco de multas por atrasos ou inconsistências fiscais. O retrabalho gerado pela necessidade de ajustes manuais em notas rejeitadas e os custos extras com correções prejudicam o fluxo de caixa e a competitividade do seu negócio. Adotar um padrão nacional unificado torna-se, portanto, imperativo para reduzir despesas operacionais, evitar penalidades e ganhar agilidade.

Padronização nacional via Portal Nacional: benefícios e desafios

A modernização tributária busca uniformizar processos e aumentar a transparência, integrando todos os municípios a um padrão único de emissão de NFS-e. Com isso, espera-se criar um ambiente digital mais coeso, onde as informações fiscais trafeguem de forma centralizada e segura.

• Simplificação das rotinas fiscais em diferentes localidades
• Redução de burocracia e eliminação de sistemas municipais redundantes
• Economia de custos com licenças, manutenções e treinamentos múltiplos
• Maior visibilidade e controle centralizado das notas emitidas
• Agilidade na emissão e compensação de serviços prestados

Mesmo com esses ganhos, a transição nacional envolve desafios que demandam planejamento e ajustes:

• Adequação de sistemas e softwares legados ao novo layout
• Capacitação das equipes para operar o emissor público web
• Integração de ERPs e demais ferramentas de gestão
• Possíveis instabilidades iniciais no Portal Nacional
• Revisão e padronização de processos internos de faturamento

Impactos específicos para o Rio de Janeiro a partir de janeiro de 2026

O Decreto nº 56.921/2025, publicado em 03 de outubro de 2025 no Diário Oficial do Município do Rio de Janeiro, determina que, a partir de 1º de janeiro de 2026, todas as NFS-e devem ser emitidas exclusivamente pelo Portal Nacional. Com isso, o sistema Nota Carioca será desativado, e os prestadores de serviços terão que adaptar seus processos para não ficarem sem a possibilidade de emissão fiscal.

Na prática, a migração envolve:

• Encerramento do acesso e exportação de dados do Nota Carioca até 31/12/2025;
• Cadastro ou atualização de empresa e alvarás no Portal Nacional;
• Configuração de parâmetros e integração de ERPs ao novo layout da NFS-e;
• Treinamento da equipe para operar o emissor público web e seguir o Guia Emissor Nacional;
• Definição de cronograma interno para emissão de notas antes e depois da virada do ano.

Recomenda-se iniciar testes antecipados, validar modelos de nota e monitorar comunicados da Prefeitura do Rio para garantir conformidade e evitar multas por emissões fora do padrão a partir de janeiro de 2026.

Como se preparar: conheça o Guia Emissor Público Nacional

O Guia Emissor Público Nacional (versão 1.0) é o documento oficial que detalha o funcionamento do emissor web da NFS-e, incluindo requisitos de layout, especificações de integração e instruções passo a passo para emissão.

Para obter o material e começar seus testes, siga este roteiro:

• Acesse o Portal Nacional da NFS-e (portalnfse.in.gov.br) e localize a seção “Documentação”;
• Baixe o arquivo “WEB_SNNFSe-ERN – Versão 1.0.pdf” e armazene-o em um local de fácil acesso para sua equipe;
• Leia atentamente as orientações iniciais sobre cadastro e ambiente de homologação.

Com o guia em mãos, execute os testes práticos antes do início da obrigatoriedade:

• Cadastre ou atualize os dados da sua empresa no ambiente de homologação do Portal Nacional;
• Siga os exemplos de emissão para gerar notas de teste e valide o layout das XML emitidas;
• Realize simulações de contingência, cancelamento e substituição de notas;
• Integre seu ERP ou software contábil ao emissor web, ajustando parâmetros conforme o guia;
• Registre erros e mensagens de retorno, consultando as soluções apontadas no próprio manual.

Ao antecipar esses procedimentos, sua equipe ganhará confiança no uso do emissor web e garantirá conformidade fiscal a partir de 1º de janeiro de 2026, evitando surpresas ou penalidades.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Jornal Contábil. Para ter acesso à matéria original, acesse Emissão da NFS-e via Portal Nacional a partir de 1° de janeiro