Nova Obrigação Acessória e-BEF: O Que Sua Empresa Precisa Saber

Em 31 de maio de 2025, a Receita Federal publicou a IN RFB nº 2.290/2025, que institui o Formulário Digital de Beneficiários Finais (e-BEF).

O novo mecanismo visa identificar quem controla e se beneficia de entidades brasileiras, ampliando a transparência e dificultando a evasão fiscal.

Sociedades civis, comerciais, associações, cooperativas e fundações com CNPJ terão prazos rigorosos, sob pena de suspensão do CNPJ e aplicação de multas.

Confira o que sua empresa precisa saber para se adequar ao e-BEF, dos prazos de entrega às etapas de envio pelo Portal de Serviços Digitais da Receita Federal.

Riscos Imediatos: Multas e Suspensão do CNPJ por Falta do e-BEF

O descumprimento das obrigações relativas ao e-BEF pode resultar em penalidades severas, capazes de comprometer a saúde financeira e a continuidade das operações da empresa.

• Suspensão do CNPJ: bloqueio de operações bancárias e financeiras, impossibilitando pagamentos, recebimentos e contratações;
• Multas por atraso ou omissão: aplicação de penalidades previstas na Medida Provisória nº 2.158-35, art. 57, caput, I, com valores que aumentam a cada dia de descumprimento;
• Intimação prévia de regularização: prazo de apenas 30 dias, sob risco de agravamento das sanções em caso de não conformidade.

Além do impacto direto no fluxo de caixa, essas sanções podem prejudicar a reputação da empresa junto a fornecedores, clientes e instituições financeiras, tornando imperativa a observância rigorosa dos prazos e o correto preenchimento do Formulário Digital de Beneficiários Finais.

Conheça o Formulário Digital de Beneficiários Finais (e-BEF)

O e-BEF é uma ferramenta eletrônica da Receita Federal destinada a informar, de forma padronizada, os beneficiários finais de fundos, empresas e demais entidades. Por meio do Formulário Digital, as empresas devem detalhar quem exerce controle ou se beneficia diretamente das operações societárias.

Instaurado pela Instrução Normativa RFB nº 2.290/2025, publicada em maio de 2025, o procedimento substitui registros fragmentados e reforça a coleta de dados via Portal de Serviços Digitais, com assinatura digital dos responsáveis.

Seus principais objetivos são:

• Ampliar a transparência sobre a composição societária;
• Viabilizar cruzamentos automáticos de informações cadastrais;
• Combater a evasão fiscal, a lavagem de dinheiro e a ocultação patrimonial.

Ao centralizar as informações em um único formulário eletrônico, o e-BEF busca reduzir erros, evitar fraudes e promover maior segurança jurídica para o ambiente empresarial.

Quem Deve Declarar e Prazos de Entrega

Estão obrigadas a apresentar o e-BEF as pessoas jurídicas domiciliadas no Brasil que mantenham CNPJ e pratiquem atos ou negócios jurídicos, incluindo:

• Sociedades civis e comerciais (simples ou limitadas);
• Associações e entidades sem fins lucrativos, mesmo que suspensas ou inaptas;
• Cooperativas;
• Fundações.

Os prazos para envio do Formulário Digital de Beneficiários Finais são:

• Até 30 dias contados da inscrição no CNPJ, de qualquer alteração de beneficiário final ou de mudança na condição de obrigatoriedade;
• Anualmente, até 31 de dezembro do ano-calendário, caso não haja alterações a declarar.

Obedecer a esses prazos é crucial para evitar penalidades como suspensão do CNPJ e aplicação de multas.

Etapas de Implantação: Cronograma 2026–2028

A Instrução Normativa RFB nº 2.290/2025 entra em vigor em 1º de janeiro de 2026, mas a obrigatoriedade do e-BEF será implantada em três fases:

• Desde 01/01/2026: sociedades limitadas com sócio pessoa jurídica em seu quadro societário (QSA), independentemente do faturamento.
• 1ª Etapa – a partir de 01/01/2027:
  • Sociedades simples ou limitadas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões;
  • Entidades do exterior com aplicações financeiras no Brasil;
  • Entidades sem fins lucrativos que recebam verbas públicas (exceto SSA).
• 2ª Etapa – a partir de 01/01/2028:
  • Sociedades simples ou limitadas com faturamento anual superior a R$ 4,8 milhões;
  • Fundos de investimento;
  • Entidades de previdência, fundos de pensão e similares.

Ficam dispensadas, durante o período de faseamento, as empresas do Simples Nacional com faturamento anual de até R$ 4,8 milhões e as demais sociedades limitadas com faturamento de até R$ 78 milhões, desde que não tenham sócio pessoa jurídica em seu QSA.

Passo a Passo: Envio pelo Portal da Receita

Para enviar o e-BEF pelo Portal de Serviços Digitais da Receita Federal, siga este passo a passo:

• Acesse o endereço servicos.receita.fazenda.gov.br e faça login com certificado digital (A1/A3) ou conta gov.br de nível de segurança exigido.
• No menu principal, clique em “e-CAC” e selecione a opção “Beneficiários Finais – e-BEF”.
• Escolha “Preencher Formulário Digital de Beneficiários Finais” e informe o CNPJ da entidade.
• Preencha os dados de identificação do responsável pela entrega (nome, CPF e e-mail) e confirme.
• Inclua os dados de cada beneficiário final: CPF, nome completo, nacionalidade, residência fiscal, percentual de participação e tipo de controle.
• Se houver representante legal, registre nome, CPF e poderes conferidos.
• Revise atentamente todas as informações e clique em “Assinar Digitalmente” para validar com seu certificado.
• Por fim, clique em “Enviar”, aguarde a geração do número de protocolo e salve o comprovante para eventuais consultas.

Após o envio, acompanhe o status da entrega no mesmo Portal para garantir que o e-BEF esteja “Entregue” e evitar penalidades.

Desafios de Compliance e Integração de Dados

O cumprimento do e-BEF exige que as empresas adotem processos estruturados de compliance, capazes de integrar diferentes fontes de informação e garantir a precisão dos dados. A utilização de sistemas internos, softwares de gestão e o próprio portal da Receita devem ser harmonizados para evitar divergências e retrabalhos.

• Integração de sistemas: sincronização entre ERPs, bancos de dados e cadastros da Receita;
• Qualidade dos dados: padronização e validação das informações cadastrais e societárias;
• Monitoramento contínuo: acompanhamento de alterações de quotas, mudanças no QSA e movimentações societárias;
• Segurança e confidencialidade: proteção de dados sensíveis dos beneficiários finais.

Além disso, o pré-preenchimento disponibilizado pela Receita facilita o trabalho, mas exige revisão criteriosa para corrigir inconsistências e preencher lacunas. A falha em manter as informações atualizadas pode levar a desconformidades, atrasos na entrega e penalidades.

Para mitigar riscos, é fundamental implementar rotinas internas de checagem periódica, treinamentos para as equipes responsáveis e uso de ferramentas que permitam o acompanhamento em tempo real das mudanças cadastrais. Somente assim será possível cumprir os prazos do e-BEF com segurança e eficiência.

Como a Via Contabil Pode Apoiar sua Adequação

Com 25 anos de experiência em serviços contábeis para empresas nos regimes do Lucro Real, Presumido e Simples Nacional, a Via Contabil dispõe de metodologia estruturada para apoiar a implementação do e-BEF sem interromper suas operações.

• Análise personalizada: diagnóstico da estrutura societária e identificação precisa de beneficiários finais;
• Mapeamento de processos: revisão de cadastros internos e fluxos de informação para garantir consistência;
• Orientação no preenchimento: suporte ao uso do Portal de Serviços Digitais e conferência dos dados pré-preenchidos;
• Rotinas de compliance: elaboração de check-lists e cronogramas para monitorar alterações societárias e prazos;
• Capacitação de equipes: treinamentos práticos sobre preenchimento, assinatura digital e fluxo de envio;
• Acompanhamento regulatório: atualização contínua das normas da Receita Federal e adaptação das rotinas internas.

Essa abordagem integrada facilita o cumprimento dos prazos, minimiza riscos de inconsistências cadastrais e fortalece a conformidade fiscal da sua empresa.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contábeis. Para ter acesso à matéria original, acesse RFB lança nova obrigação acessória com Formulário Digital de Beneficiários Finais (e-BEF)