Defis agora tem multa por atraso ou erros: prepare sua empresa para as novas penalidades

Empresas do Simples Nacional: a partir de 2025, entregar a Defis fora do prazo ou com inconsistências pode comprometer seriamente o fluxo de caixa. A Resolução CGSN nº 183/2025 prevê multa de 2% ao mês-calendário, limitada a 20% do total dos tributos declarados, com valor mínimo de R$ 200.

Além disso, cada grupo de 10 informações incorretas ou omitidas gera penalidade fixa de R$ 100. Em um cenário de margens apertadas, esses encargos podem surpreender seu orçamento e afetar o planejamento financeiro. Fique atento aos prazos e à precisão dos dados para evitar prejuízos.

Atenção: atraso ou erro na Defis pode gerar multa de até 20%

A partir de 2025, o descumprimento dos prazos ou a apresentação de informações incorretas na Defis pode representar um golpe severo no fluxo de caixa da sua empresa. Multas que alcançam até 20% do total dos tributos declarados e penalidades mínimas de R$ 200 podem comprometer investimentos, salários e compromissos financeiros já programados.

Além disso, cada grupo de 10 informações equivocadas ou omitidas gera uma multa fixa de R$ 100, elevando ainda mais o custo de possíveis falhas no preenchimento. Em um cenário de margens apertadas, esses encargos passam rapidamente de um valor pontual a um impacto contínuo, ameaçando a operação regular do negócio.

Sem um controle rigoroso de prazos e dados, sua empresa corre o risco de:

• Reduzir o capital de giro disponível;
• Enfrentar bloqueio de benefícios fiscais ou restrições em linhas de crédito;
• Ser alvo de fiscalizações mais intensas e cobrança de juros adicionais;
• Desviar recursos de áreas estratégicas para quitação de multas inesperadas.

Fique atento e adote desde já práticas que garantam a entrega correta e dentro do prazo para preservar a saúde financeira do seu negócio.

Principais pontos da Resolução CGSN nº 183/2025

A Resolução CGSN nº 183/2025 especifica duas penalidades principais para a entrega da Defis:

• Multa por atraso: 2% ao mês-calendário ou fração, calculada sobre o total de tributos informados, com teto de 20% e valor mínimo de R$ 200,00.
• Multa por erros ou omissões: R$ 100,00 para cada grupo de 10 informações incorretas ou não prestadas.

O cálculo mensal progressivo e o estabelecimento de valores mínimos e máximos visam desencorajar atrasos, enquanto a penalidade fixa por inconsistências estimula a conferência detalhada dos dados antes do envio.

Multa por atraso: valores e limites

De acordo com a Resolução CGSN nº 183/2025, a penalidade por atraso na entrega da Defis corresponde a 2% ao mês-calendário (ou fração) sobre o montante dos tributos informados, com valor mínimo de R$ 200,00 e teto de 20%.

Exemplos práticos:

• Tributos de R$ 50.000,00 e 3 meses de atraso: 2% × 3 × R$ 50.000 = R$ 3.000,00 (acima do mínimo e dentro do limite).
• Tributos de R$ 8.000,00 e 1 mês de atraso: 2% × 1 × R$ 8.000 = R$ 160,00, mas aplica-se o mínimo de R$ 200,00.
• Tributos de R$ 100.000,00 e 12 meses de atraso: 2% × 12 × R$ 100.000 = R$ 24.000,00, porém, devido ao teto de 20%, a multa fica em R$ 20.000,00.

Observe que qualquer fração de mês é considerada mês inteiro para efeito de cálculo, reforçando a necessidade de entregar a declaração dentro do prazo estabelecido.

Multa por erros e omissões na Defis

A Resolução CGSN nº 183/2025 estabelece multa fixa de R$ 100,00 para cada grupo de 10 informações incorretas ou omitidas na Defis. Essa penalidade é aplicada de forma cumulativa: 1 a 10 erros gera R$ 100; 11 a 20 erros, R$ 200; e assim sucessivamente.

Entre os equívocos mais frequentes estão:

• Dados cadastrais: CNPJ, inscrição estadual ou nome empresarial divergentes;
• Receitas declaradas: omissão de faturamento ou classificação equivocada de receita;
• Atividades econômicas: código CNAE incompatível com o objeto social;
• Informações trabalhistas: número incorreto de empregados ou dados de colaboradores;
• Regime tributário: indicação errada de lucro real, presumido ou Simples Nacional.

Em um exemplo prático, uma declaração com 23 inconsistências implicaria multa de R$ 200,00 (dois grupos de até 20 erros), reforçando a necessidade de revisão detalhada antes do envio.

Prazos de entrega e impactos no seu planejamento

A Defis deve ser transmitida até o último dia útil de março do ano seguinte ao ano de apuração (31/03). Se essa data cair em feriado ou fim de semana, o prazo estende-se ao próximo dia útil. O cumprimento rigoroso desse cronograma evita a incidência automática da multa mínima de R$ 200 e do acréscimo mensal de 2% sobre os tributos declarados.

A contagem dos meses-calendário para cálculo de eventual penalidade inicia-se em abril, considerando frações como mês completo. Por exemplo, entregar a declaração em 1º de abril já implica multa de 2% referente a um mês de atraso. Esse efeito “tudo ou nada” reforça a importância de processar e revisar todas as informações antes do envio.

Adiar a entrega da Defis pode gerar consequências práticas, como:

• Desalinhamento do fluxo de caixa por saques não previstos para pagamento de multas;
• Redução da capacidade de investimento em projetos estratégicos;
• Comprometimento de negociações com fornecedores e bancos, devido à instabilidade financeira;
• Aumento do nível de estresse da equipe fiscal e contábil, que precisa corrigir e protocolar em emergência.

Dicas práticas para evitar multas na Defis

Adotar procedimentos organizados e revisar cuidadosamente todas as informações antes do envio são ações fundamentais para reduzir riscos de penalidades. Confira as principais boas práticas:

• Organize documentos fiscais, contábeis e socioeconômicos com antecedência, garantindo acesso rápido a todas as informações.
• Utilize um checklist específico para Defis, cobrindo dados cadastrais, receitas, CNAE e quadro de funcionários.
• Atualize sistemas contábeis e planilhas, evitando divergências entre as bases de dados utilizadas no preenchimento.
• Verifique e confirme os dados cadastrais (CNPJ, inscrição estadual, nome empresarial) antes de iniciar a declaração.
• Revise classificações de receitas e códigos CNAE para assegurar que reflitam fielmente as atividades da empresa.
• Simule o envio da Defis em ambiente de teste ou pré-preenchimento para identificar inconsistências antecipadamente.
• Antecipe o envio, evitando deixar a entrega para os últimos dias e descartar o risco de frações de mês de atraso.
• Realize uma conferência cruzada dos números de empregados, salários e benefícios para prevenir omissões.
• Treine regularmente a equipe responsável pelo processo, alinhando procedimentos e atualizações normativas.
• Mantenha cópias de segurança de todas as versões da declaração e dos comprovantes de transmissão.

Como a Via Contabil pode ajudar sua empresa

Com 25 anos de experiência e um portfólio diversificado de clientes — do lucro real ao Simples Nacional, incluindo entidades religiosas e educacionais — a Via Contabil alia conhecimento técnico e processos estruturados para revisar sua Defis antes do envio. Nossa equipe acompanha de perto prazos e atualizações normativas, reduzindo o risco de multas por atraso ou inconsistências.

Ao adotar um fluxo de trabalho claro, começamos pela coleta organizada de documentos e cruzamento de informações fiscais, garantindo que cada campo seja preenchido corretamente. Em seguida, utilizamos checklists personalizados e ferramentas de conferência digital para identificar possíveis omissões ou divergências.

Por fim, oferecemos relatórios de revisão e orientações práticas sobre eventuais correções, assegurando maior precisão e confiabilidade no arquivo final. Esse suporte consultivo traz mais segurança ao processo de entrega da Defis, preservando o fluxo de caixa e a tranquilidade da sua empresa.

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Com atualizações constantes sobre normas, exemplos práticos e orientações passo a passo, nosso espaço é uma fonte confiável para decisões mais seguras e um planejamento financeiro eficaz. Reserve um momento diário para conferir e garantir que sua empresa esteja sempre à frente das exigências fiscais.

Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site IOB Notícias. Para ter acesso à matéria original, acesse Defis agora tem multa por entrega em atraso ou com erros