Reforma Tributária e Simples Nacional: o que muda para MEI e pequenas empresas em 2026

2026 marca o início de uma transição crucial na tributação de MEI e pequenas empresas. Sem preparo adequado, você pode enfrentar surpresas fiscais como cobranças extras de IBS e CBS “por fora”, aumento de custos com sistemas e contabilidade, além da perda de créditos tributários em operações B2B.

Imagine ter que escolher às pressas entre dois regimes de recolhimento e descobrir, no meio do ano, que sua carga tributária subiu ou que faltam campos obrigatórios nas notas fiscais. A falta de planejamento pode gerar multas, retrabalho e apertar o seu fluxo de caixa.

Atenção: sem preparo, sua empresa pode enfrentar surpresas fiscais

Ignorar a reformulação tributária pode resultar em custos inesperados que pesam no seu caixa. Sem a devida adequação, sua empresa pode ter de arcar com IBS e CBS “por fora”, gastando em software e adequações de sistema para emitir notas com campos obrigatórios. Além disso, a não identificação correta dos códigos fiscais (NCM/NBS) inviabiliza o aproveitamento de créditos tributários em operações B2B, reduzindo sua competitividade.

Outro ponto de atenção são as multas e autuações por falhas no preenchimento de guias, caso você decida pelo regime ‘por fora’ sem entender os novos procedimentos. O improviso na escolha entre manter o recolhimento unificado via DAS ou optar pela guia separada pode elevar sua carga tributária, gerar retrabalho contábil e comprometer o fluxo de caixa.

Cronograma de implantação: o passo a passo até 2033

A transição para o novo modelo tributário ocorre em etapas distribuídas ao longo de oito anos. Cada fase exige atenção aos prazos e às atualizações de sistema.

• 2026 (fase de testes): Emissão de notas fiscais com campos para IBS e CBS, sem cobrança efetiva. Atualize softwares e treine a equipe para lidar com os novos layouts.
• 2027 (início da cobrança): Passa a ocorrer o recolhimento real de IBS e CBS. As empresas do Simples continuam a emitir DAS, mas já devem processar os novos tributos em sistemas de controle.
• 2028–2032 (ajustes graduais): Período de adaptação progressiva, com possíveis revisões de alíquotas e regras. Aproveite para revisar cadastros de NCM/NBS e testar integrações com clientes e fornecedores.
• 2033 (conclusão): Extinção definitiva do modelo antigo de PIS, Cofins, ISS e ICMS. O ambiente tributário passa a operar unicamente com IBS e CBS.

Respeitar esse cronograma garante segurança jurídica e evita multas. Mantenha controles atualizados e os prazos em pauta para não ser surpreendido.

Principais mudanças no Simples Nacional: IBS e CBS no lugar de PIS, Cofins, ISS e ICMS

A Reforma Tributária substitui o PIS, a Cofins, o ISS e o ICMS por dois novos tributos:- IBS (Imposto sobre Bens e Serviços)- CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços)

Para as empresas enquadradas no Simples Nacional, há duas alternativas de recolhimento:

• Recolher tudo dentro do Simples, como hoje, por meio da guia única (DAS). Nesse modelo, o IBS e a CBS são apurados internamente, sem alterar o valor total pago.
• Recolher IBS e CBS “por fora”, em guias separadas, adotando alíquotas e obrigações semelhantes às de empresas de regimes maiores.

A primeira opção preserva a simplicidade e o tratamento favorecido, enquanto a segunda pode permitir o aproveitamento de créditos tributários em operações B2B, mas exige mais controles e planejamento contábil.

Vantagens e desafios: como escolher entre regime ‘por dentro’ ou ‘por fora’

Optar pelo recolhimento “por dentro” mantém a simplicidade do Simples Nacional, com apuração unificada via DAS, sem necessidade de emissão de notas fiscais com destaque de impostos. Isso reduz a carga administrativa, minimiza custos com sistemas e facilita o gerenciamento do fluxo de caixa.

Já o modelo “por fora” permite o aproveitamento de créditos tributários em operações B2B, mas acrescenta obrigações e despesas adicionais. Antes de decidir, é fundamental considerar:

• Emissão de notas fiscais específicas com campos para IBS e CBS;
• Implementação ou atualização de sistemas contábeis e fiscais;
• Envio de informações periódicas à Receita, com controles detalhados de débito e crédito;
• Possível aumento de custos operacionais e de consultoria para manter a conformidade.

Para escolher a opção mais adequada, avalie o perfil de clientes, o volume de transações B2B e o impacto no fluxo de caixa. Um planejamento contábil antecipado, com simulações de cenários, ajuda a evitar surpresas e a garantir a melhor decisão tributária para sua empresa.

Impactos para o MEI: emissão de notas e redução gradual de tributos

O MEI continuará enquadrado no Simples Nacional, mas passa a enfrentar duas mudanças centrais a partir de 2027: a obrigatoriedade de emissão de nota fiscal em todas as vendas e a adaptação gradual das alíquotas fixas de ISS e ICMS.

• Emissão de notas fiscais: a partir de janeiro de 2027, todo MEI deverá gerar nota fiscal, inclusive nas operações com consumidores finais, aproveitando o novo layout com campos de IBS e CBS.
• Atualização de sistemas: será necessário ajustar o emissor de notas e o cadastro de serviços-produtos (NBS/NCM) para refletir corretamente a tributação.
• Redução gradual de tributos: o valor fixo pago mensalmente de ISS e ICMS será diminuído ano a ano, até atingir R$ 3 em 2033, aliviando o custo tributário.
• Planejamento de fluxo de caixa: mesmo com impostos menores, é essencial prever as mudanças no orçamento e treinar a equipe para a nova rotina fiscal.

Com essas medidas, o MEI ganha mais transparência e acessa benefícios do novo sistema, mas deve se preparar com antecedência para evitar falhas no cumprimento das obrigações e aproveitar integralmente a redução de encargos.

Como sua empresa pode se preparar: passos fundamentais para 2026

• Atualizar o sistema emissor de notas fiscais para incluir os campos de IBS e CBS;
• Revisar o cadastro de produtos e serviços (NCM/NBS) para refletir corretamente a nova tributação;
• Treinar a equipe fiscal e contábil nos novos procedimentos de emissão e envio de informações;
• Avaliar o perfil de clientes (B2C e B2B) para orientar a escolha entre recolhimento “por dentro” ou “por fora”;
• Testar integrações de ERP e sistemas de gestão com fornecedores e clientes, garantindo compatibilidade;
• Simular cenários de fluxo de caixa sob diferentes regimes de recolhimento para antecipar impactos;
• Definir um cronograma interno com responsáveis e prazos para cada etapa de adaptação;
• Estabelecer rotinas de conferência mensal para garantir o cumprimento de prazos e emissão correta de guias;
• Manter contato frequente com fornecedores de software e consultores para atualizações e dúvidas.

Adotar essas medidas com antecedência garante que sua empresa esteja alinhada às mudanças fiscais, evitando gargalos operacionais e penalidades no período de transição.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site R7. Para ter acesso à matéria original, acesse Simples Nacional: o que muda com as novas regras da Reforma Tributária a partir de 2026