Reforma Tributária 2026: o que mudar para PMEs e como se antecipar

Em janeiro de 2026, a Reforma Tributária substitui PIS, Cofins, ICMS, ISS e IPI por dois tributos: a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS). Para as PMEs, isso significa revisar enquadramentos, atualizar sistemas e redesenhar processos de apuração.

Durante o período de transição até 2033, regimes antigos e novos coexistirão, aumentando riscos de erros e penalidades. Esta curadoria mostra os impactos no Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real, e aponta ações estratégicas para antecipar desafios e transformar a mudança em diferencial competitivo.

Impactos Imediatos da Reforma Tributária de 2026 para sua PME

A Reforma Tributária de 2026 institui a CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), de âmbito federal, e o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços), estadual e municipal, para substituir de forma gradual PIS, Cofins, ICMS, ISS e IPI a partir de janeiro de 2026. Essa mudança altera profundamente a forma de apuração, cobrança e aproveitamento de créditos pelas pequenas e médias empresas.

Principais impactos para PMEs:

• Substituição de tributos federais (PIS/Cofins) por CBS, com nova base de cálculo.
• Unificação de ICMS, ISS e IPI no IBS, redefinindo a partilha entre estados e municípios.
• Período de transição até 2033, com coexistência de regras antigas e novas.
• Necessidade de revisar sistemas e processos de apuração para evitar erros e penalidades.

Para as PMEs, essa mudança exige planejamento e revisão imediata de fluxos de caixa, controles internos e obrigações acessórias antes do início da vigência.

Conhecendo a CBS e o IBS

A Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) é um tributo federal que unifica PIS e Cofins. Sua base de cálculo abrange o valor total das operações de venda de produtos e prestação de serviços, com mecanismo de crédito não cumulativo. Por exemplo, uma indústria automotiva poderá descontar da CBS paga na venda o crédito correspondente ao tributo já pago na aquisição de insumos, desde que devidamente comprovado.

O Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) reúne ICMS, ISS e IPI sob competência dos estados e municípios. A cobrança ocorre no local de consumo, respeitando a partilha entre entes federativos. Em um serviço de consultoria prestado em diferentes cidades, por exemplo, o IBS será recolhido conforme o município onde o cliente recebe o serviço, garantindo que a receita seja destinada corretamente ao governo local.

• CBS (federal): incide sobre faturamento, com créditos de insumos e serviços.
• IBS (estadual/municipal): incide no consumo, com partilha entre estados e municípios.

Como cada regime tributário será afetado

Simples Nacional: no Simples Nacional, o regime segue unificado, mas as empresas não poderão gerar créditos de CBS e IBS. Isso tende a elevar o custo tributário e afetar a competitividade em segmentos com maior consumo de insumos e serviços cumulativos, exigindo ajustes de preços e margens.

• Recolhimento único sem aproveitamento de créditos;
• Revisão de fluxo de caixa e margem de lucro;
• Atenção aos limites de faturamento e faixas de alíquotas;
• Readequação de contratos para repasse de custos.

Lucro Presumido: empresas no Lucro Presumido terão de recalibrar sua base de cálculo, incorporando as novas regras de não cumulatividade da CBS e IBS. Operações interestaduais e receitas financeiras passam a exigir controles internos mais robustos e registro detalhado para evitar erros de apuração.

• Revisão da base de cálculo e percentuais de presunção;
• Ajuste de sistemas para calcular créditos não cumulativos;
• Implementação de controles em operações interestaduais;
• Monitoramento de receitas financeiras e serviços especializados.

Lucro Real: no Lucro Real, a exigência técnica é maior. Empresas precisarão reestruturar sistemas de gestão, parametrizar corretamente créditos de CBS e IBS e garantir a não cumulatividade conforme a nova legislação.

• Atualização de ERPs e módulos fiscais;
• Definição precisa de centros de custo e parâmetros de crédito;
• Conciliação contábil-fiscal diária;
• Capacitação da equipe para normas de crédito e compliance.

Simples Nacional: manutenção com restrições de crédito

O Simples Nacional permanece como regime unificado de recolhimento, mas passa a vedar o aproveitamento de créditos de CBS e IBS. Empresas optantes continuam pagando todos os tributos em uma guia única, porém sem abater os valores de CBS e IBS, o que pode elevar a carga tributária efetiva.

• Recolhimento centralizado sem crédito: tributos consolidados na DAS sem possibilidade de dedução de CBS/IBS.
• Impacto na competitividade: custos mais altos em setores intensivos em insumos e serviços, exigindo ajustes de margem.
• Revisão de preços e contratos: necessidade de repassar parte do custo tributário a clientes ou renegociar fornecedores.
• Atenção aos limites de faturamento: acompanhamento rigoroso das faixas de alíquotas para evitar saltos involuntários de faixa.

Para reduzir impactos, as PMEs devem revisar fluxos de caixa, renegociar termos contratuais e ajustar estratégias de precificação antes da entrada em vigor da Reforma.

Lucro Presumido: revisão de base e controles internos

No Lucro Presumido, a principal mudança envolve a forma de apuração da receita bruta e o cálculo dos tributos não cumulativos. Como a CBS e o IBS passam a integrar a base de cálculo, as empresas precisam recalibrar os percentuais de presunção aplicados a cada receita. Além disso, as operações interestaduais e as receitas financeiras demandam registro detalhado para garantir apropriado crédito fiscal e evitar autuações.

Para adequar processos internos e sistemas de informação, as organizações devem implementar controles robustos de entrada e saída de bens e serviços, bem como monitorar constantemente o valor dos créditos gerados e utilizados. A falta de parametrização correta pode resultar em sub ou superapuração dos tributos, com impactos diretos no fluxo de caixa e na saúde financeira.

• Revisar os percentuais de presunção conforme a nova legislação, ajustando fórmulas de cálculo no sistema de gestão.
• Parametrizar créditos de CBS e IBS, registrando insumos e serviços elegíveis de forma separada.
• Implementar checkpoints em operações interestaduais para diferenciar alíquotas e apurar corretamente o IBS.
• Monitorar receitas financeiras e serviços especializados, garantindo tratamento tributário adequado.
• Realizar conciliações periódicas entre sistemas contábil e fiscal para detectar divergências antes das declarações.

Lucro Real: exigências técnicas e sistemas robustos

Para as empresas no Lucro Real, a transição para CBS e IBS impõe alta complexidade técnica. Será fundamental revisar e reforçar a infraestrutura de sistemas de gestão, garantindo que cada operação gere os registros fiscais e contábeis necessários para o correto aproveitamento de créditos não cumulativos. Além disso, é preciso definir parâmetros claros de contabilização e conciliação entre módulos, assegurando que compras, estoques e vendas estejam integrados ao ambiente fiscal.

• Atualização de ERPs e módulos fiscais, incorporando regras de crédito de CBS e IBS.
• Parametrização detalhada de centros de custo, classificando insumos e serviços elegíveis.
• Integração entre sistemas de compras, estoque e gestão financeira para rastrear créditos.
• Conciliação contábil-fiscal diária, detectando divergências antes das obrigações acessórias.
• Monitoramento automatizado de alíquotas e bases de cálculo para operações interestaduais.
• Capacitação contínua da equipe em compliance tributário e uso de ferramentas de BI.

Período de transição até 2033: desafios e riscos

Durante o período de transição, que se estenderá até 2033, as empresas deverão lidar simultaneamente com obrigações referentes aos tributos extintos (PIS, Cofins, ICMS, ISS e IPI) e às novas contribuições (CBS e IBS). Esse cenário de dupla exigência aumenta a complexidade operacional e o risco de divergências nos cruzamentos de informações fiscais.

Para mitigar erros e penalidades, é imprescindível manter dados organizados e consistentes em sistemas integrados. A conciliação periódica entre apurações antigas e novas deve incluir:

• Monitoramento diário de lançamentos para identificar inconsistências;
• Conciliação contábil-fiscal regular, garantindo que créditos e débitos sejam apropriados corretamente;
• Auditorias internas programadas para conferir o alinhamento entre documentos fiscais, notas e registros eletrônicos;
• Atualização constante de cadastros de produtos, serviços e fornecedores, permitindo apurações mais precisas.

Sem esses cuidados, as PMEs correm o risco de enfrentar multas, perdas de créditos legítimos e retrabalhos que impactam diretamente o caixa e a saúde financeira.

Estratégias essenciais para sua empresa se preparar

Para que sua PME se posicione de forma estratégica diante da Reforma Tributária de 2026, considere quatro ações prioritárias:

• Revisão dos últimos cinco anos de tributos pagos: avalie declarações e identifique ajustes e créditos não aproveitados.
• Validação do enquadramento tributário: confira se o regime atual (Simples, Presumido ou Real) ainda é o mais adequado ao perfil de faturamento e operações.
• Automação fiscal de ponta: implemente ferramentas que padronizem a apuração de CBS e IBS, reduzam erros e gerem relatórios em tempo real.
• Capacitação contínua das equipes: promova treinamentos específicos sobre os novos tributos e atualizações normativas para garantir compliance e agilidade.

Essas medidas fortalecem o controle interno, minimizam riscos de autuação e preparam a empresa para aproveitar ao máximo os benefícios do novo sistema tributário.

Simplificação de obrigações e potencial competitivo

O Comitê Nacional de Simplificação de Obrigações Acessórias (CNSOA) foi criado para unificar declarações fiscais e digitalizar rotinas tributárias, reduzindo a burocracia e o tempo gasto nas tarefas acessórias. Com a padronização de formulários e o uso de plataformas eletrônicas integradas, as empresas poderão concentrar esforços na gestão estratégica, diminuindo retrabalhos e riscos de inconsistências.

Entender rapidamente o funcionamento da CBS e do IBS oferece vantagens competitivas: ao mapear pontos de crédito e identificar oportunidades de otimização, a PME ganha agilidade na formação de preços e na negociação com fornecedores, além de fortalecer a conformidade fiscal.

• Declarações consolidadas: menos arquivos, menos conferências manuais.
• Automação de dados: integração direta entre sistemas contábeis e órgãos fiscalizadores.
• Monitoramento em tempo real: alertas sobre prazos, inconsistências e atualizações normativas.
• Foco estratégico: equipes liberadas para análises de performance em vez de tarefas operacionais.

Ao aproveitar as facilidades do CNSOA e dominar a CBS e o IBS desde o início, sua empresa transforma a adaptação à Reforma em um diferencial de mercado, garantindo maior eficiência, transparência e segurança jurídica.

Como a Via Contabil pode apoiar sua preparação

Com 25 anos de experiência, a Via Contabil alia profundo conhecimento tributário à visão estratégica para apoiar sua PME na transição. Nossa equipe realiza um diagnóstico detalhado de processos, mapeando potenciais riscos e créditos não aproveitados.

Oferecemos soluções personalizadas para:

• Revisão de enquadramento tributário e análise de cenários;
• Implementação de automação fiscal para CBS e IBS;
• Parametrização de sistemas e controles internos;
• Capacitação contínua das equipes fiscais e contábeis;
• Monitoramento e auditoria preventiva de apurações.

Com foco em segurança jurídica, garantimos precisão e conformidade durante todo o período de adaptação, permitindo que você enfrente os desafios da Reforma Tributária com confiança e eficiência.

Fique por dentro: acompanhe nosso blog de segunda a sexta

Para não perder nenhuma novidade sobre a Reforma Tributária, mudanças fiscais e orientações contábeis, acompanhe o blog da Via Contabil de segunda a sexta. Diariamente, publicamos análises, dicas e insights sobre legislação, regimes tributários e melhores práticas, mantendo sua PME sempre informada e pronta para as mudanças. Siga nosso blog e receba atualizações constantes para fortalecer suas decisões e garantir agilidade na gestão tributária.

Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contabeis. Para ter acesso à matéria original, acesse Reforma Tributária mudará a forma das PMEs pagarem impostos