Reforma Tributária 2026: Prepare sua Empresa para os Novos Campos de IBS e CBS na NF-e e NFC-e

A Reforma Tributária que entra em vigor em 1º de janeiro de 2026 está prestes a transformar a emissão de NF-e e NFC-e em todo o país. Empresários de todos os regimes tributários devem se preparar para informar os novos campos de IBS e CBS, fundamentais para uniformizar o recolhimento e evitar penalidades fiscais.

Em 2025, o preenchimento permanece opcional, mas iniciar testes e treinamentos agora é essencial para garantir a conformidade a partir de 2026. A IOB lançou um guia completo com orientações práticas para inserir corretamente IBS e CBS nas notas fiscais.

Principais prazos:

• Janeiro de 2025: testes opcionais;
• Janeiro de 2026: obrigatoriedade para Lucro Real e Presumido;
• 2027: obrigatoriedade para Simples Nacional.

Alerta Máximo: riscos e penalidades de não se adequar

Ignorar o prazo de implementação dos novos campos de IBS e CBS pode acarretar graves consequências para sua empresa. A partir de 1º de janeiro de 2026, a não observância das exigências da Reforma Tributária deixará de ser apenas um risco teórico.

Principais penalidades e prejuízos:

• Rejeição de NF-e e NFC-e pela Sefaz, interrompendo o ciclo de vendas e faturamento;
• Multas diárias por emissão de documento fiscal incorreto, que podem chegar a valores expressivos;
• Autuações fiscais com cobrança retroativa de IBS e CBS, gerando passivos imprevistos;
• Suspensão de benefícios fiscais e bloqueio de certidões negativas, impactando licitações e negociações;
• Comprometimento do fluxo de caixa e da credibilidade junto a fornecedores e clientes.

Além dos custos diretos, a demora na adaptação eleva o risco de inconsistências contábeis, torna mais complexa a prestação de contas e pode levar a longos processos de regularização. Antecipe-se para evitar multas, autuações e gargalos operacionais que comprometem o crescimento do seu negócio.

Situação em 2025: preenchimento opcional e a importância dos testes

Em 2025, todas as empresas, independentemente do regime tributário, podem preencher opcionalmente os novos campos de IBS e CBS nas NF-e e NFC-e. Essa fase facultativa é uma oportunidade valiosa para conhecer os impactos das mudanças sem sofrer penalidades.

Para aproveitar ao máximo esse período, recomendamos:

• Simular emissões de notas com os campos de IBS e CBS preenchidos;
• Validar a integração entre seu sistema de gestão e o layout da SEFAZ;
• Detectar e corrigir inconsistências de cálculo ou formatação;
• Treinar equipes fiscais e de TI nos novos procedimentos;
• Documentar processos internos e fluxos de aprovação.

Esses testes antecipados ajudam a identificar falhas, reduzir retrabalhos e garantir que, em janeiro de 2026, sua empresa esteja totalmente preparada para a obrigatoriedade, evitando rejeições automáticas e riscos operacionais.

Lucro Real e Presumido: campos obrigatórios a partir de janeiro de 2026

A partir de 1º de janeiro de 2026, empresas no Lucro Real e no Lucro Presumido deverão obrigatoriamente preencher, em todas as NF-e e NFC-e, os campos destinados ao IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e ao CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços).

Os novos campos exigirão a inclusão de:

• Código e alíquota aplicáveis ao IBS;
• Código e alíquota aplicáveis ao CBS;
• Valor correspondente a cada tributo, destacado separadamente do valor total da nota.

O objetivo central dessa exigência é uniformizar o tratamento tributário em âmbito nacional, assegurando:

• Recolhimento preciso e transparente de IBS e CBS;
• Cruzamento de informações mais eficaz entre contribuintes e Fisco;
• Redução de inconsistências e rejeições automáticas de documentos fiscais;
• Maior clareza na distribuição da arrecadação entre estados e municípios;
• Prevenção de passivos tributários por falhas no preenchimento.

Com essa adequação, as empresas ganham maior segurança fiscal e operam em plena conformidade com as novas regras, minimizando riscos de autuações e retrabalho.

Simples Nacional: cronograma e exceções regionais

No regime do Simples Nacional, a obrigatoriedade de preencher os campos de IBS e CBS nas NF-e e NFC-e só se inicia em 1º de janeiro de 2027. Porém, em 2026 já existem situações específicas em que é preciso destacar esses tributos para evitar inconsistências e rejeições.

Entre os exemplos de regiões que anteciparam a exigência estão:

• Ceará: notas de devolução de mercadorias devem evidenciar IBS e CBS conforme legislação estadual;
• Rondônia: em casos de devolução de produtos, o destaque dos novos tributos é obrigatório;
• Outros estados: alguns convênios permitem a aplicação antecipada das novas alíquotas em operações especiais.

Essas exceções regionais reforçam a importância de acompanhar a regulamentação local em 2026, garantindo emissão correta e evitando rejeições antes da obrigatoriedade geral em 2027.

Nota Técnica 2025.002: orientações para composição dos valores

A Nota Técnica 2025.002 esclarece como devem ser informados os valores de IBS, CBS e ISS nas notas fiscais eletrônicas (NF-e e NFC-e) em 2026, garantindo que as tributações não sejam somadas ao valor total da operação e evitando inconsistências que gerem rejeições automáticas.

• Não incluir IBS, CBS ou ISS no campo vNF (valor total da nota): esses tributos devem ser destacados separadamente, sem impactar o valor final da mercadoria ou serviço.
• Utilizar as tags específicas de cada tributo (vIbS, vCbS e vISS): preenchê-las com o valor exato apurado para cada contribuição, conforme layout da SEFAZ.
• Manter o vProd (valor dos produtos) e vServ (valor dos serviços) sem alterações: o somatório desses campos deve corresponder ao valor original da operação.
• Preencher o campo vTotTrib apenas para informação gerencial: não confundir com o valor a ser recolhido, pois a validação do Fisco se baseia nas tags individuais de tributação.
• Revisar tamanhos e formatos: respeitar regras de casas decimais e códigos de tributo para evitar rejeições por inconsistência de layout.

Seguir essas diretrizes reduz riscos de rejeição e garante uma emissão de notas fiscais em conformidade com a Reforma Tributária.

Preparação antecipada: passo a passo para adequação eficiente

Para garantir uma transição tranquila e evitar penalidades, siga estas etapas práticas:

• Atualize o sistema de emissão de NF-e e NFC-e para o layout 4.0, incorporando as tags de IBS e CBS;
• Realize testes de homologação com preenchimento dos novos campos em ambiente controlado;
• Valide as integrações entre ERP, sistema fiscal e webservices da SEFAZ;
• Treine as equipes de faturamento, TI e contabilidade nas mudanças de processo e validações;
• Documente os procedimentos internos e crie checklists de conferência;
• Consulte regularmente o guia da IOB para esclarecer dúvidas técnicas e atualizações;
• Monitore as rejeições e ajustes necessários durante o período opcional em 2025;
• Estabeleça um plano de contingência para ajustes rápidos após o início da obrigatoriedade.

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Com 25 anos de atuação, a Via Contabil acompanha de perto as mudanças tributárias para empresas de todos os portes e regimes. Nossa experiência com 35 a 40 clientes, incluindo entidades religiosas e educacionais, garante uma visão prática dos desafios na adoção dos novos campos de IBS e CBS.

Para tornar sua adequação mais tranquila, oferecemos serviços focados em:

• Consultoria especializada: diagnóstico das necessidades fiscais e revisão de processos internos;
• Treinamentos práticos: capacitação das equipes de emissão de notas e TI na configuração do layout 4.0;
• Suporte contábil contínuo: acompanhamento de homologações, validações de cálculos e resolução de inconsistências;
• Orientação técnica: esclarecimento de dúvidas sobre a Nota Técnica 2025.002 e a aplicação das alíquotas de IBS e CBS.

Assim, sua empresa ganha agilidade na implementação, reduz riscos de rejeições fiscais e mantém a conformidade desde a fase opcional de testes até a obrigatoriedade em 2026 e 2027.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Tribuna de Minas. Para ter acesso à matéria original, acesse Reforma Tributária deixa todos empresários em alerta com mudança importante